Cum faci ordine după principiile japoneze Kaizen

Kaizen, care înseamnă ”îmbunătățire continuă”, este o practică care a fost inventată în fabricile Toyota pentru a perfecționa procesele de lucru, cheltuind un minim de bani pentru organizarea producției. Așa s-au formulat principiile absenței marilor depozite, a controlului constant al calității în fiecare etapă a muncii, a monitorizării procesului în căutarea defectelor și multe altele. Inclusiv sistemul 5S, cu care începe de obicei studiul și implementarea sistemului Kaizen.

5S: Sortare, organizare, strășucire, standardizare, durabilitate – sunt principiile pe care ar trebui să se construiască munca ideală.

Avem atât de multe de făcut acasă, cât și la locul de muncă, așa că de ce să nu folosim sfaturile utile în beneficiul nostru? 5S este uneori perceput doar ca o curățare obligatorie a locurilor de muncă la sfârșitul zilei, astfel încât rezultatele nu sunt vizibile. Ce rost are să pui lucrurile în locurile lor, dacă sunt incomode de utilizat! Nu, nu poți repara mașina cu o curățare simplă.

5S este un instrument de organizare la locul de muncă pentru executarea eficientă a funcțiilor.

Curățarea Kaizen ar trebui să dea anumite rezultate. Ar trebui să existe mai mult spațiu, activitățile zilnice vor deveni mai ușoare, iar păstrarea casei curate va deveni un obicei natural. Kaizen implică o căutare nesfârșită a perfecțiunii, așa că nu te aștepta ca locuința ta să strălucească după o singură curățenie generală. Kaizen se introduce treptat și îți ia timp.

Scopul ordinii nu este doar menținerea ei. Sarcina principală este de a crea un spațiu în apartamentul sau în casa ta, care să fie convenabil și ușor de curățat. Nu este mult de făcut pentru asta, însă este mult de gândit. Viteza și confortul curățării vor depinde de deciziile tale.

Instrumente de rezervat înainte de curățare: stickere colorate (vor acționa ca un kanban – o pictogramă care marchează un obiect), entuziasm și dorința de a inversa ordinea obișnuită. Acum tercem la sistemul 5S.

1. Sortare

Aceasta este o împărțire clară a lucrurilor în util și inutil, iar acestea din urmă trebuie eliminate rapid.

Cum poți face acest lucru? Mai întâi trebuie să eliberezi spațiu în mijlocul camerei, acolo vom pune temporar lucrurile pentru care nu avem loc. Apoi definește zona cu care să începi sortarea. Asigură-te că iei poziția în care lucrezi de obicei. Dacă este un birou, așază-te pe un scaun. Dacă este un dulap, stai în fața oglinzii. Dacă este o bucătărie, stai lângă chiuvetă sau aragaz. Acesta este punctul de plecare din care veți decide cum și ce să faceți cu lucrurile. Ridică obiectul și răspunde la câteva întrebări:

– Cât de mult am nevoie de acest lucru?
– Este necesar acest lucru aici?
– Cât de des îl folosesc?
– Când am l-am folosit ultima dată?

Dacă obiectul este necesar în acest loc, este folosit des și ar trebui să fie suficient de aproape, aptunci marchează-l cu un sticker verde. Lucrurile necesare, dar mai rar folosite, marchează-le cu galben.

Dacă elementul nu este necesar în acest loc, transferă-l acolo unde ar trebui să fie. Dacă nu știi unde să îl pui chiar acum, lipește un sticker portocaliu și pune-l în mijlocul camerei. Dacă nu ai folosit acest obiect de mai mult de șase luni, acesta va primi un sticker roșu.

Ce să faci cu articolele marcate cu roșu? În mod optim, aruncă. Filozofia Kaizen este incompatibilă cu rezervele mari, unul dintre principiile sale este reducerea spațiului de depozitare. Desigur, nu este atât de simplu. Uneori, lipsa rezerevei este pur și simplu neprofitabilă, dar suntem obișnuiți să păstrăm lucrurile vechi, tehnica defectă „pentru orice eventualitate”, căci ”nici nu știi cum, poate, îți trebuiesc”.

Trebuie să arunci gunoiul și lucrurile vechi fără milă!

Răspunde sincer, de exemplu, când vei termina de brodat această pernă, pe care ai început-o încă la școală? Când vei asambla un al treilea ventilator funcțional din două ventilatoare sparte? Când va veni din nou moda pentru o rochie care încă e ok? Acum ori niciodată. Este suficient să arunci tot gunoiul pentru a face casa mult mai curată. La urma urmei, păstrarea unui muzeu prăfuit în casa ta nu este deloc profitabil.

2. Menținerea ordinii sau sistematizarea

Lucrurile necesare trebuie păstrate astfel încât să poată fi găsite și utilizate rapid. Aceasta este o ergonomie pură, doar experiența și practica ta ar trebui să te ajute aici. Pe măsură ce pui lucrurile la locul lor, este important să renunți la tiparele care au fost înrădăcinate în comportament. Dacă ești obișnuită cu faptul că scaunul este întotdeauna în dreapta canapelei, pentru că părinții tăi îl puneau mereu așa, atunci gândește-te, poate merită să plasezi scaunul acolo unde îți e mai comod?

Este foarte ușor să afli dacă depozitezi lucrurile greșit. Dacă același obiect este în mod constant mutat de colo-colo, înseamnă că nu este la locul său. Sarcina ta este să găsești un astfel de spațiu pentru fiecare lucru, în care va fi confortabil să îl pui la loc. Când este comod nu numai să iei un obiect, ci și să-l pui la loc, curățenia este adusă la automatism.

Dacă lucrurile sunt folosite împreună, depozitează-le în apropiere. Cele mai aproape – cu markere verzi. Cele departe – cu galben. Orice obiect cu semn verde ar trebui să fie ușor de atins, iar traiectoriile tale ar trebui să fie foarte simple. De exemplu, o cutie de bijuterii se potrivește bine pe raftul de sus, dar dacă o scoți în fiecare zi și trebuie să ajungi la raft, acest loc nu este convenabil.

Așază articolele similare în containere. Determină scopul pentru fiecare sertar. Dacă păstrezi aparatele tehnice într-un singur loc, nu pune și documente acolo. Distribuie documentele în diferite dosare. Și nu fi leneș ca să semnezi cutiile și mapele!

Să nu îți fie frică să cheltui bani pe mobilier funcțional și instrumente de calitate. Mobilierul bun reprezintă jumătate din succesul tău. În timpul curățării, nu veți putea schimba mediul imediat, dar vei putea schița un plan pentru modificări.

Nu te grăbi. Kaizen este o schimbare treptată, nu una revoluționară.

3. Menținerea ordinii

Gândește-te la pașii pe care îi poți face pentru a-ți menține casa ordonată în fiecare zi. De exemplu, dacă există o distanță prea mare între rafturile din dulap, atunci teancurile mari de lucruri se încurcă și se șifonează. Pentru a preveni acest lucru, schimbă distanța dintre rafturi, micșoreaz-o – va încăpea aceeași cantitate de lucruri, dar vor rămâne intacte.

Dacă ai multe camere, este logic să pui un coș de gunoi în fiecare. Așa se depășește apatia: când nu dorești să transporți hârtiile de la masă la coșul de gunoi, aruncă-le în coșul de sub masă și colectează deșeurile din tot apartamentul o dată pe zi.

Identifică sursele de resturi, firimituri și murdărie și crează bariere: așează covoare în fața ușii sau fă loc pentru făraș și mătură aproape de masa bucătăriei, astfel încât să nu alergi într-o altă cameră de fiecare dată când trebuie să mături.

Lucruri de genul acesta, care ne diminuează munca, par o soluție ușoară pentru leneși. Dar, chiar dacă ești gata să să cureți podelele în orice secundă, acestea îți vor economisi timp.

4. Standartizare
Normele de curățenie și ordine ar trebui să fie obligatorii pentru toată lumea, iar soluțiile bune ar trebui standardizate și aplicate în practică. Acasă, nu e sens să pui instrucțiuni și să strângi semnături de la toți membrii familiei în cadrul programelor de curățenie, dar va fi util să formalizezi verbal responsabilitatea fiecăruia pentru un domeniu de lucru. Nu tuturor le place să facă curățenie. Anume de asta căutăm soluții pentru leneși.

Standardizează sistemul de recompensă: dacă cineva vine cu o nouă soluție ergonomică, asigură-te că îi acorzi un premiu. Această metodă funcționează deosebit de bine atunci când trebuie să stimulezi copiii. Imaginația copiilor este cea mai bună sursă de soluții non-standard, chiar și atunci când vine vorba de ordine.

5. Perfecțiune și durabilitate

Principiile sistemului ar trebui să devină un obicei, astfel încât să vrei să îți faci casa mai bună la fiecare curățare. Nu are sens să sortezi toate lucrurile din apartament în fiecare săptămână, dar repetarea curățeniei generale cu stickere colorate este utilă o dată la câteva luni. Include fonduri pentru renovarea și reparația mobilierului. Desenează machete și să nu îți fie frică să faci schimbări. Evaluează rezultatele cu fotografii tip înainte/după.

Principiile Kaizen nu descoperă America. Ele se bazează în întregime pe bunul simț și experiență. Dar sunt incluse într-un singur sistem, pe care îl folosim cu toții într-un fel sau altul (sau cel puțin încercăm).

Dacă ai vrut să faci ordine pe birou și ai constatat că aceasta necesită mult timp și efort, parcă ai dori să renunți la toate și să revii la vechea mizerie. Dar este mai bine să analizezi motivele dificultăților, să pui o masă mai mică sau să găsești un raft special pentru depozitarea hârtiei. Deci, poți să îți îmbunătățești atât locul de muncă, cât și propria personalitate la infinit. Aceasta și va fi aplicarea filosofiei Kaizen direct în viața ta.